*Syarif SM

Dalam rangka penataan tata laksana organisasi serta untuk meningkatkan akuntabilitas kinerja pegawai, khususnya dalam misi menjaga konsistensi kerja pegawai dan staf dalam melaksanakan tupoksinya, bagian kepegawaian UIN Alauddin Makassar melaksanakan kegiatan “Finalisasi Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)”. Kegiatan tersebut berlangsung di Hotel Lariz Alauddin. Pelaksanaannya difokuskan selama kurang lebih 2 pekan, mulai Selasa, 6 Maret s.d. Kamis, 15 Maret 2018.

Wakil Rektor II Prof. Dr. H. Lomba Sultan, M.A. yang memberi sambutan sekaligus membuka secara resmi kegiatan tersebut, berpesan agar kegiatan ini dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk membuat dan merumuskan SOP yang terstandardisasi pada seluruh unit kerja pada UIN Alauddin Makassar.

“Kegiatan penyusunan SOP ini boleh dibilang pekerjaan yang belum tuntas dari dulu sampai sekarang, olehnya itu semoga melalui kegiatan ini kita bisa komitmen dan fokuskan hati dan pikiran demi perbaikan kinerja lembaga, caranya melalui finalisasi Standar Operasional Prosedur (SOP), semoga ini jadi amal jariah untuk kita semua”, ujar warek II

Pada kegiatan tersebut, tugas penginputan ke sistem SOP online, melibatkan seluruh staf operator fakultas/unit/lembaga, sedangkan untuk penyamaan persepsi dan perumusan setiap tahapan aktivitas pekerjaan, panitia turut mengundang peserta para wakil dekan, perwakilan kajur/sekjur S1 dan pascasarjana, para kabag tata usaha dan kasubbag lingkup fakultas dan rektorat. Sebagai pencerahan mengenai penyusunan SOP, sebelum memasuki sesi diskusi kelompok pada setiap bidang, didahului pemberian materi oleh narasumber eksternal, Ibu Anita, S.Sos dari STIA-LAN Makassar. Sedangkan untuk memberi pemahaman dari sisi kinerja kelembagaan panitia mengundang Kepala Satuan Pengawasan Internal Ibu Dr. Hj. Salmah Said, SE., M.FinMgmt., M.Si. sebagai narasumber internal.

Selanjutnya, guna memastikan kegiatan finalisasi tersebut berjalan sesuai rencana dan menghasilkan output yang diharapkan, panitia juga melibatkan 3 orang auditor SPI. Secara umum peran dan fungsi SPI dalam rangka fungsi pendampingan dan secara khusus diberi mandat verifikasi pada tahapan akhir finalisasi SOP nantinya. Verifikasi tersebut difokuskan pada kesesuaiannya dengan dasar hukum terkait, serta memastikan finalisasi pencetakan SOP hingga pengesahan SOP oleh Rektor telah dilakukan. Pada pendampingan kegiatan tersebut, SPI diwakili oleh Suhartono, Syarif SM, dan Taufik Nur Rahman. Adapun hingga hari terakhir ini (15/03/18) para peserta telah memfinalisasi SOP online pada tingkat universitas sejumlah 984 SOP. Progress SOP online dapat dilihat disini

RERANGKA HUKUM PENYUSUNAN SOP

Secara umum dasar hukum penyusunan SOP merujuk pada Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama.

Tujuan

SOP yang disusun oleh setiap satuan organisasi/kerja di lingkungan Kementerian Agama ini diharapkan:

1. Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses pelaksanaan suatu tugas.
2. Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas dan kemudahan pengendalian.
3. Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas bagi aparatur.
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam melaksanakan tugas umum pemerintahan.
5. Memberikan informasi mengenai pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh aparatur pemerintah secara proporsional.
6. Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat sebagai penerima layanan mengenai hak dan kewajibannya.

Manfaat

1. Standardisasi cara yang harus dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan, mengurangi kesalahan atau kelalaian.
2. Menjamin proses yang telah ditetapkan dan dijadwalkan dapat berlangsung sebagaimana mestinya.
3. Menjamin tersedianya data untuk penyempurnaan proses.
4. Meningkatkan akuntabilitas dengan melaporkan dan mendokumentasikan hasil dalam pelaksanaan tugas.
5. Memberikan cara konkrit untuk perbaikan kinerja.
6. Menghindari terjadinya variasi proses pelaksanaan kegiatan dan tumpang tindih.

Pengertian Umum

1. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lainnya, sehingga menunjukan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti, serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas. Khusus prosedur yang berhubungan dengan perijinan dan pelayanan kepada masyarakat harus diinformasikan kepada masyarakat dan pihak-pihak yang berkepentingan agar terwujud transparansi.
2. Pelayanan Publik, yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundangundangan.
3. Simbol-simbol, merupakan suatu gambar yang merepresentasikan suatu proses tertentu dalam SOP.
4. Produk/output adalah hasil yang diperoleh dari jenis pelayanan yang dikerjakan oleh suatu satuan organisasi/kerja baik berupa barang maupun jasa.
5. SOP atau Prosedur Tetap (Protap) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan dan didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi. Secara singkat pengertian SOP adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa. SOP dibuat untuk menghindari terjadinya variasi datam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan.

Download KMA 168 Tahun 2010 disini