BERAWAL DARI KEBIASAAN: CIPTAKAN SISTEM, JALANI SISTEM, EVALUASI SISTEM

*Syarif SM

Apa itu Sistem?

Sistem dapat diartikan sebagai hirarki dalam organisasi. Sistem dapat juga diartikan sebagai keselarasan atau keseimbangan dan keteraturan dalam suatu organisasi atau lingkup yang lebih luas. Secara luas, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen atau komponen yang terorganisir untuk tujuan tertentu. Sistem kadang menjelaskan tentang organisasional atau rencana, dan memiliki makna yang hampir sama dengan metode. Hal ini dapat dilihat apabila kita mengucapkan kata “Saya memiliki sistem saya sendiri”.

 

Apa itu Kebiasaan?

Kebiasaan adalah suatu keadaan yang secara rutin dilakukan oleh pihak-pihak tertentu. Menurut Wikipedia, kebiasaan merupakan pola dari kebiasaan yang diperoleh/yang sering muncul secara otomatis. Kebiasaan akan mengakibatkan suatu pola yang teratur atas suatu hal. Kebiasaan juga akan menjadi suatu hal yang menyatu (mendarah daging) dengan diri pribadi pelaksana apabila tindakan tersebut selalu dilakukan tanpa suatu pemikiran atau evaluasi mengenai benar atau salah tindakan tersebut.

 

Mengapa Sistem dan Bukan Kebiasaan?

Tidak banyak orang yang paham akan pentingnya sIstem bagi lingkungan universitas. Kebanyakan lingkungan universitas yang sudah terbiasa dikelola secara tradisional, tidak mengenal adanya sistem secara formal. Mereka hanya mengenal adanya kegiatan rutin dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Perubahan dari kebiasaan ke arah sistem yang baku dan formal umumnya mendapat reaksi yang keras dari pihak-pihak yang terlibat dalam lingkungan universitas.

Mengapa mendapat reaksi yang keras dari pihak-pihak didalam lingkungan universitas padahal sistem memiliki tujuan yang baik? Umumnya, pemain lama dalam lingkungan universitas sudah terbiasa dengan ‘safe comfort zone’ yang biasanya mereka lakukan dan rasakan. Sehingga apabila terdapat suatu perubahan yang signifikan dalam lingkungan universitas, seperti diterapkannya sistem baru dalam lingkungan universitas, akan membawa benturan yang keras dalam lingkungan universitas.

Bagaimana cara untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dalam mengubah kebiasaan menjadi sistem dalam perusahan? Untuk menghindari hal-hal yang dapat menghambat pengimplementasian sistem dalam lingkungan universitas, pertama-tama sebaiknya pemain-pemain lama dalam lingkungan universitas diberi pengertian dan pemahaman akan pentingnya sistem. Mereka harus diubah paradigma dan cara berpikirnya, sehingga dapat menerima perubahan yang terjadi. Mereka harus diberi kesadaran agar mau keluar dari comfort zone mereka dan mau berpartisipasi aktif dalam mensukseskan sistem yang diterapkan dalam lingkungan universitas.

 

Pengenalan Lebih Dalam mengenai Kebiasaan

Kebiasaan dibedakan atas dua jenis. Pertama-tama kebiasaan yang mengarah pada kebaikan dan kebiasaan buruk. Kebiasaan yang mengarah pada kebaikan dapat dijadikan landasan akan diterapkannya sistem yang baik. Karena sistem akan mempertahankan kebiasaan-kebiasaan lama yang baik agar dapat menunjang sistem berjalan dengan baik. Misalnya kebiasaan untuk secara rutin memberikan laporan kepada atasan atas kinerja operasional harian secara lisan. Hal ini adalah kebiasaan baik yang dapat menjadi landasan berjalannya sistem pelaporan yang rutin kepada pihak-pihak yang membutuhkan baik secara manual maupun secara online (saat ini telah implementasi e-LKP). Hanya saja dalam sistem yang formal, kebiasaan pelaporan ini akan dibakukan dalam bentuk tertulis dan ada otorisasi dari pihak-pihak yang melaporkan dan diketahui oleh atasannya.

 

 

Berikut ini adalah gambaran kebiasaan dalam kehidupan pekerjaan sehari-hari:

(Disadur dari internet, dengan perubahan)

 

Jika anda saat ini sedang bekerja untuk seorang pemimpin atau anda pernah mengalaminya pada masa yang lalu, pikirkan tentang apa yang anda kerjakan mulai dari anda tiba di tempat kerja anda. Anda melakukan pekerjaan rutin anda ditambah dengan apa yang ditumpuk di meja kerja anda. Namun anda menyelesaikan pekerjaan tersebut. mengapa hal itu terjadi? Karena terdapat konsekuensi yang anda terima jika anda tidak melakukannya, anda dapat kehilangan pekerjaan anda. Sehingga anda hanya mengerjakan apa yang diperintahkan kepada anda tanpa mau mengevaluasi apa yang dapat anda berikan untuk memperbaiki sistem yang kurang efisien.

 

Dari gambaran kebiasaan yang terjadi diatas, pernahkah anda berpikir untuk mulai merubah paradigma, dimana sebelumnya seseorang bekerja hanya untuk memenuhi tugasnya, secara rutin, namun sekarang kita berpikir bagaimana caranya memperbaiki suatu kebiasaan yang kurang efektif, menjadi lebih efektif, sehingga memungkinkan setiap orang dalam suatu organisasi dapat bekerja secara efisien dan efektif.

 

Dari saduran cuplikan kebiasaan diatas, marilah kita belajar untuk melihat kebiasaan dan merubahnya menjadi sistem yang lebih efien. Mulailah untuk melihat situasi dimana anda biasa bekerja, perhatikan hal-hal yang secara rutin anda kerjakan, namun anda rasa tidak efisien karena merupakan suatu proses yang tidak bermanfaat. Pikirkan dampaknya apabila proses tersebut anda hilangkan atau anda persingkat. Apa dampak yang akan terjadi, apakah berakibat buruk atau akan memperbaiki keadaan secara keseluruhan.

 

Setelah kita membahas peran kebiasaan dalam kehidupan pekerjaan sehari-hari, marilah kita masuk ke area sistem. Perkenalkan bahwa sistem yang dimaksud disini adalah suatu kumpulan dari bagian yang terintegrasi untuk mencapai tujuan secara keseluruhan. Perhatikan bahwa sistem diciptakan tidak untuk mempersulit atau memperumit pekerjaan anda, namun sistem diciptakan untuk mempermudah setiap orang dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. Karena dengan adanya sistem, setiap orang dalam fungsinya masing-masing mengetahui tugas/kewajibannya serta batasan hak dan otoritasnya dalam fungsinya masing-masing.

 

Pada intinya, artikel ini mengajak anda untuk mulai mengubah paradigma dan cara berpikir anda yang semula hanya mengerjakan segala sesuatunya berdasarkan kebiasaan atau karena orang sebelum anda mengerjakan hal yang sama, maka anda pun mengerjakan hal yang sama. Mulailah untuk berani keluar dari comfort zone anda dan menerima sistem yang baru. hal ini adalah demi kebaikan lingkungan Universitas dan apabila lingkungan Universitas mencapai tujuannya, maka seluruh pihak dalam lingkungan Universitas akan menikmati hasilnya pula.

Sistem diciptakan untuk mengefisien dan mengefektifkan proses dalam suatu perusahan menjadi lebih systematis dan teratur. Sehingga tidak ada lagi kesimpangsiuran atau ketidakteraturan masing-masing pihak dalam menjalankan fungsinya. Setiap orang memiliki porsi, tugas, kewajiban serta hak dan otoritasnya dalam lingkungan Universitas. Dan setiap orang memiliki batasan-batasan yang tidak boleh dilanggar, serta harus mengikuti setiap urut-urutan prosedur yang berlaku dalam sistem tersebut.

Semoga kita-kita, para Auditor SPI menjadi Agen Perubahan (Agent of Change) menuju pelaksanan sistem yang lebih baik dan terarah demi cita-cita dan visi misi luhur universitas kita masing-masing.

 

(Kutulis sambil menerawang jauh ke depan, bahwa akankah ada sistem pengukuran kinerja yang betul-betul islami? yang ‘semestinya’ ada sesuai fitrah keberadaan kita sebagai PERGURUAN TINGGI ISLAMI……)

Tinggalkan Balasan

Alamat surel Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *